Gemba dan Genchi genbutsu...

mengenal sistem Gemba dan Genchi genbutsu... untuk produktifitas

Gemba adalah sebuah kata yang berasal dari bahasa Jepang yang berarti 'tempat sesungguhnya' atau dalam bahasa Inggris sering disebut 'actual place'. Atau

現場 genba, bermakna "lokasi kejadian" atau "lokasi sebenarnya", sedangkan dalam manajemen istilah ini mengacu pada "lokasi produk atau jasa layanan dibuat".

Secara istilah gemba adalah tempat dimana value ditingkatkan atau tempat dimana pekerjaan diselesaikan

Top Manajemen memberikan dukungan terhadap genba melalui penyediaan sumber daya dan kebijakan perusahaan yang kondusif sekaligus mengelola genba sesuai dengan kebijakan tersebut. Top manajemen dan genba saling berbagi. 

Pengelolaan genba sering dikaitkan dengan penerapan kaizen yang terintegrasi, sehingga menghasilkan istilah Genba Kaizen yang berarti "perbaikan kondisi lokasi secara menyeluruh dan berkesinambungan".

Kondisi yang tercipta di genba dan segala kejadian yang terjadi di lapangan merupakan cerminan dari kebijakan yang telah diputuskan dan dijalankan oleh manajemen itu sendiri. Manajer harus menjadi orang yang memahami keadaan di genba secara langsung agar mampu mengatasi berbagai masalah yang terjadi atau memunculkan ide-ide perbaikan yang dapat mendorong efektivitas dan efisiensi kerja.

Gemba jarang ditemui di meja para eksekutif organisasi. Justru, Anda akan menemukannya di shop floor. Atau di departemen produksi, warehouse, bengkel atau lokasi marketing bahkan di tempat pelanggan berada. Dimanapun tempat yang paling penting, dimana proses dilakukan, bisa dilihat langsung.

Dalam dunia manufacturing hal ini disebut gemba walk. Gemba merupakan salah satu cara terbaik untuk melihat langsung proses apa saja yang berhasil dan yang tidak, tanpa perantara. Artinya, kita sendiri yang melihat proses tersebut.

Kegiatan ini cara terbaik untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam membuat keputusan terbaik dengan cara yang paling seefisien dan produktif mungkin, cepat dan langsung dikerjakan.

Penanganan secara Langsung. Jika terjadi suatu masalah perlu dilakukan penanganan langsung yang bersifat sementara agar efisiensi waktu tetap terjaga dan aktivitas kerja di gemba tidak terganggu.

Menemukan Akar Permasalahan. Sebagian besar masalah di gemba dapat diselesaikan segera dan langsung di tempat kejadian. Salah satu metode sederhana yang efektif dalam mengidentifikasi akar permasalahan adalah dengan mengajukan pertanyaan “mengapa” berulang kali sampai akar penyebab masalah ditemukan.

Standardisasi, dilakukan agar manajemen dapat menetapkan prosedur kerja atau metode penanggulangan masalah yang paling efektif dan efisien. Dalam prinsip genba, standar ditetapkan dengan sasaran utama memenuhi kebutuhan dan kepuasan konsumen.

 

Istilah lain gemba, yang penerapannya hampir sama, namun ada perbedaan yang siginifikan yaitu Genchi genbutsu atau dalam istilah  Inggrisnya disebut ‘go and see’. 

Michael Balle, seorang Lean Executive Coach di Lean Enterprise Institute menjelaskan perbedaan dari kedua istilah yang cukup akrab dalam implementasi  dunia manufacturing tersebut, secara istilah, keduanya merupakan pilar sentral dari Toyota Way memiliki konsep yang sama.

Genbutsu dalam bahasa Jepang berarti sesuatu yang memiliki wujud fisik, sedangkan dalam konteks manajemen genba istilah ini dapat berarti mesin rusak, alat kerja yang gagal fungsi, produk yang dikembalikan, atau bahkan keluhan konsumen. Dengan memperhatikan dan mempelajari genbutsu di genba, manajer dapat mengajukan pertanyaan secara berulang dan menggunakan pendekatan berakal sehat dengan biaya rendah guna menemukan akar penyebab masalah, tanpa perlu menerapkan teknologi mutakhir sekalipun.

Seperti gemba, Genchi genbutsu juga merujuk pada sebuah aktivitas yang dilakukan untuk memeriksa fakta yang terjadi di ‘lapangan’ sehingga Anda yakin memiliki informasi yang Anda butuhkan dalam membuat keputusan.

Hal yang membedakan dari kedua istilah tersebut- Spirit.

Gemba (istilah statis) cenderung diartikan sebagai aktivitas melihat masalah secara real di ‘lapangan’- artinya masalah yang harus diperbaiki agar proses yang telah berjalan dapat lebih efektif dan efisien.

Genchi genbutsu, tentang mencari peluang perbaikan. Baik dari proses yang Anda lihat ataupun proses yang belum ada, tapi sebenarnya bisa dilakukan.

Poin penting dari perbedaan kedua istilah tersebut:

A.     Gemba :

a. Gemba dalam manufacturing :  melihat masalah, memperbaikinya, lalu melanjutkan proses yang sudah diperbaiki tersebut.

b. Gemba mengarah pada keunggulan operasional (operational excellence) artinya membuat setiap proses operasional berada pada level kinerja yang optimal.

c. Gemba akan menciptakan sebuah sistem yang pada akhirnya menjadi sebuah standar kerja

B.     Genchi genbutsu

    a. Genchi genbutsu : lebih historis, kita belajar membuat kesepakatan di antara semua yang terlibat, mengajak mereka mencapai tujuan bersama. Inilah yang menjadi fundamental dari penerapannya

     b. Genchi genbutsu mendorong terciptanya budaya manufacturing (kepuasan pelanggan, kualitas, fleksibelitas, produktivitas, dan energi yang mendorong kita melakukan apapun yang kita bisa)

      c. Genchi ganbutsu akan menjadi kurva belajar yang dinamis mengarah pada inovasi yang benar,”

 

Salam Produktifitas.

Yosh Malli Ngara